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Se débarrasser de ses archives papier volumineuses et de ses documents obsolètes en toute sécurité, c’est possible ! C’est même souhaitable. Le désarchivage - nouvelle méthode de recyclage éco-responsable - tend à prendre de l’ampleur.

DÉSARCHIVER, gagner du temps et de la place

Le papier est le premier consommable de bureau. Un employé en utilise 3 ramettes par mois en moyenne, dont 60 % ne sera pas recyclé (1).

Conséquences ? Du papier gâché (environ 650 000 tonnes par an), mais surtout des archives qui occupent un espace volumineux et coûteux : 1 km d’archives nécessite 170 m2 d’espace de stockage (1). Cette place, laissée libre, pourrait servir un nouvel objectif : agran­dir des bureaux, créer un open space… ou permettre des écono­mies sur le loyer ! En cas de déménagement, c’est aussi l’occasion de faire le tri et de désarchiver les papiers obsolètes.

 

LES SOLUTIONS de désarchivage

Désarchiver oui, mais pas n’importe comment. Car conserver cer­taines archives est une obligation légale : elles ont une période de validité (5 ans pour les bulletins de paie (2). Mais il existe des moyens efficaces de se délester de ses archives papier.
Un exemple : la numérisation, qui présente l’avantage de conser­ver les documents tout en permettant de les retrouver rapidement lorsque cela s’avère nécessaire.
D’autres solutions, comme l’utilisation de conteneurs papier ou l’achat d’appareils d’impression multifonctions permettent des économies substantielles : l’hôpital de Plaisir-Grignon les a mises en œuvre pour un gain estimé à 10 000 € en 2012 (3) !

Toute élimination d’archives dites publiques doit notamment être soumise à la validation préa­lable du représentant de l’administration des archives.

 

EFFECTUER UN DÉSARCHIVAGE EFFICACE...

Une priorité : la confidentialité. Si le désarchivage est acté, les documents doivent rester en toutes circonstances confidentiels. Aucune organisation n’accepterait en effet de se mettre en dan­ger y compris pour les engagements éco-responsables les plus nobles. Mais il existe un autre impératif à cette opération : la sim­plicité logistique qui permet de faire des économies.

...AVEC RECY'GO DÉSARCHIVAGE
Le service de collecte et de recyclage de vos papiers de bureau. Nous vous proposons plusieurs solutions adaptées pour le désar­chivage :
 

De bureaux
Chaque collaborateur réalise le désarchivage de son bureau en toute autonomie. Vous recevrez des bacs à remettre à vos colla­borateurs. Selon votre souhait, nous trions ou broyons vos papiers.
 

D’un local
Une solution pour désarchiver une pièce dédiée au sein de l’entreprise. Vous recevrez des chariots pour déposer vos papiers (en vrac ou vos boîtes d’archives). Les papiers ou boîtes d’archives collectés seront triés.
 

De documents sensibles
Une solution pour désarchiver en sacs scellés à détruire.

 

Des cha­riots seront mis à votre disposition pour collecter facilement les sacs remplis. Les sacs seront ensuite broyés sans ouverture pré­alable.

Pour en savoir plus sur Recy'go désarchivage

 

(1) http://transarchivistique.fr, Marie-Anne Chabin, professeur au CNAM, 2013
(2) Article L3243-4 du Code du Travail
(3) ADEME, « Guide l’éco-responsabilité » 2013

Crédits photos : Fotolia - ©imagewell10 / Istock - ©mphillips007

 

     
 

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